Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho nhà quản lý bận rộn
Xem nhanh
Trong môi trường công việc luôn đòi hỏi cao, nhà quản lý thường gặp áp lực vì phải xử lý nhiều công việc cùng lúc. Để duy trì hiệu quả mà không bị quá tải, quản lý thời gian trở thành kỹ năng sống còn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tối ưu hóa thời gian và đạt được kết quả tốt nhất trong công việc quản lý.
1. Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng
Một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian là thiếu mục tiêu rõ ràng. Nhà quản lý có thể dễ dàng rơi vào việc xử lý các vấn đề ngắn hạn hoặc sự vụ hàng ngày, quên mất các mục tiêu quan trọng của tổ chức. Hãy quản lý thời gian bằng cách đặt ra các mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn), giúp bạn không chỉ có hướng đi rõ ràng mà còn có thể đánh giá kết quả dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa năng suất mà còn giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Ví dụ: Nếu mục tiêu của bạn là tăng trưởng doanh số 20% trong quý, bạn sẽ biết cần tập trung vào những hoạt động nào để thúc đẩy doanh thu, chẳng hạn cải thiện quy trình bán hàng hoặc tổ chức các buổi huấn luyện cho đội ngũ bán hàng.
2. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Phương pháp Eisenhower Matrix (Ma trận ưu tiên) là công cụ đắc lực giúp bạn phân loại công việc nhằm giúp quản lý thời gian tốt hơn, dựa trên hai yếu tố: quan trọng và khẩn cấp. Theo phương pháp này, bạn sẽ chia công việc thành 4 nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp: Xử lý ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch và giải quyết sau.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Giao cho người khác thực hiện.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc không cần chú trọng.
Sử dụng ma trận ưu tiên giúp nhà quản lý tránh bị lạc hướng bởi các công việc vụn vặt mà tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị lớn cho tổ chức.
Ví dụ: Thay vì tự mình xử lý các báo cáo nhỏ, bạn có thể giao cho nhân viên cấp dưới và dành thời gian tập trung vào chiến lược mở rộng thị trường.
3. Đừng trì hoãn – Hành động ngay khi có thể
Một trong những cản trở lớn nhất trong quản lý thời gian là sự trì hoãn. Cảm giác “chưa đến lúc” hay “để sau” thường khiến chúng ta bỏ lỡ các cơ hội hoặc phải vội vàng xử lý trong gấp rút. Để vượt qua, hãy áp dụng nguyên tắc “làm ngay nếu mất dưới 2 phút”. Nếu một công việc đơn giản và nhanh chóng, hãy giải quyết ngay để tránh tích lũy công việc và tránh tạo ra “sức ì” khiến bạn cảm thấy nặng nề hơn.
Ví dụ: Nếu bạn nhận được email cần trả lời ngắn gọn, hãy trả lời ngay thay vì để đó. Điều này giúp giảm tải những công việc tồn đọng, giúp đầu óc tỉnh táo hơn.
4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý công việc
Hiện nay, có rất nhiều công cụ quản lý công việc trực tuyến như Trello, Asana, Monday.com… giúp bạn quản lý tiến độ, quản lý thời gian, phân chia nhiệm vụ và theo dõi hiệu quả công việc của nhóm. Các ứng dụng này không chỉ giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc mà còn cho phép toàn bộ đội nhóm cập nhật tiến độ kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc làm việc thiếu hiệu quả.
Ví dụ: Sử dụng Trello để quản lý dự án marketing của đội nhóm. Bạn có thể tạo danh sách công việc, thêm người thực hiện, thời hạn và ghi chú cụ thể cho từng nhiệm vụ.
5. Tận dụng thời gian “chết”
Thời gian “chết” là các khoảng thời gian trống ngắn, chẳng hạn khi chờ đợi, đi lại hoặc nghỉ trưa. Tận dụng thời gian này cho những công việc nhẹ nhàng hơn như đọc tài liệu, lên kế hoạch hoặc suy nghĩ về một vấn đề cụ thể. Sử dụng các ứng dụng đọc sách, nghe podcast, hoặc bài giảng ngắn có thể là cách tuyệt vời để phát triển bản thân ngay cả khi bạn không có nhiều thời gian.
Ví dụ: Nếu bạn có 20 phút di chuyển mỗi ngày, hãy tận dụng để nghe sách nói về kỹ năng lãnh đạo hoặc tư duy phản biện. Điều này giúp bạn vừa di chuyển mà vẫn học được kiến thức mới.
6. Dành thời gian để tự phản chiếu và cải tiến
Cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hãy dành thời gian để xem xét và đánh giá hiệu quả công việc của bạn. Hỏi bản thân: “Điều gì đã làm tốt?”, “Công việc nào có thể cải thiện?”. Việc phản ánh thường xuyên giúp bạn điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các điểm yếu trong cách quản lý thời gian của mình và thực hiện các cải tiến.
Ví dụ: Nếu bạn nhận ra mình đã tiêu tốn nhiều thời gian vào các cuộc họp không cần thiết, hãy xem xét cách tối ưu hoá hoặc giảm số lượng cuộc họp để có thêm thời gian tập trung vào những công việc quan trọng.
Quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng quan trọng, mà còn là nền tảng để phát triển các kỹ năng quản lý và kỹ năng tư duy phản biện. Hiệu quả của việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn trong công việc, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời nâng cao năng lực lãnh đạo.
Thinking School
